クリエイティブユニット(以下CU)ユニット長の大屋さんにCUで1年間推し進めていた全社の業務効率化について詳しく聞きました。

なぜ業務効率化を進めることになったのでしょうか？

やはりAIの影響が大きいですね。私自身がエンジニアでAIを使って仕事をする機会も増えてきました。コードを書くにもまずはAIでゼロベースからコードを書いてそこからリファクタリングしてリリースまでもっていくという流れで、作業時間が3分の1は削減できるようになりました。

エンジニアだけではなく他の職種でもAIを使えば確実に作業時間も減らせるだろうと思い、社内のチャットツールであるslackにOpen AIを組み込みモデルGPT-4を全社で使えるようにしました。

ただ、これだけだと使い方がよくわからない、具体的にどういう場面で使えばいいのかわからないといった声が社内で非常に多く聞こえてきたんですよね。そこで各事業部に普段どういった作業をして工数がかかっているのかヒアリングをしました。

すると手作業による運用業務が非常に多いということがわかりました。しかもその作業が複数のエクセル、スプレッドシートを駆使してコピペをを何百行も行い小指が肉離れを起こすといったケースも発生していたようで、これはAIを使う前にそもそも普段の手作業をなんとかしないとAI使う余裕も生まれないだろうなと感じ、まずは全社的な業務効率化への取り組みの必要性を感じました。

具体的にどのように業務効率化を達成していったのでしょうか？

エンファクトリーで主に使っているのがエクセル、スプレッドシート、Slackなんですよね。なので基本的にエクセルで運用しているものはスプレッドシートへ移行し、スプレッドシートの運用に極力統一化を図り今まで手動で対応していた新しいスプレッドシートの作成、データの整形、計算処理等の作業を全て自動化するといったことで手動の作業が介在しないようにGoogle Action Script(GAS)というプログラムを組んで業務効率化を進めました。

またSlackでいうとクライアント提出用のPDFデータをエクセルから作成する作業があったのですが、Slackからそのエクセルデータをアップロードするだけで整形されたPDFデータがレスポンスで返ってくるアプリも作成しております。これはデータ量が多かったので、GASではなくAWSのLambdaを使って対応しました。

だいたいこのような対応で1年間で約40件ほど業務効率化を図りました。

あとは、AIによる効率化も進めておきたかったのもあり、プロクルコンテンツというサービスの中に構成案を自動生成するAIを組み込んだり、人材事業で利用できるよう職務経歴書の要約を行うAIをノーコードツールのApp Sheetで作成したりしています。

まだまだ日々の手作業運用に苦戦している方へ一言

特にエクセル、スプレッドシート運用されている業務の自動化は必ずできますので、社内、社外問わずいつでもご相談ください。

この1年間でCUの精鋭メンバーはだいぶ効率化に敏感になっているので、必ず業務効率化への回答が出せると思っています。

最後に今年進めていきたい業務効率化についての展望を教えてください

この業務効率化によって削減できた工数で社内全体の運用業務もだいぶ楽になったこともあり、AIへ取り組む時間も増えてきたかなと思いますので、AIを活用しての業務効率化はもちろんですが、事業部の売り上げに貢献できるAI活用についてもAWSのAplify、App Syncというサービスを利用して工数を抑えつつリリースしていく動きを推進していきたいと検討中ですので、ご期待ください。